A fogási naplót az engedélyes legkésőbb a tárgyévet követő év február 28. napjáig. Az engedélyes köteles úgy átadni a Megbízott számára a fogási naplóját, hogy éves fogási adatait halgazdálkodási vízterületenként és fajonként összesíti.
A határidőben és megfelelően összesített formában leadott fogási naplóról a Megbízott az átvétel ellenében igazolást ad, és nyilvántartást vezet. Igazolás kiadása nem szükséges abban az esetben, ha a horgász nyilatkozik, hogy e szervezetnél kívánja állami horgászjegyének érvényességét meghosszabbítani, vagy új állami horgászjegyét kiváltani.
A Hhvtv. 40. § (2) bekezdésében meghatározott követelmények megléte esetén a Megbízott a határidőn túl, vagy hibásan kitöltött fogási napló leadásával egy időben is kiadhatja az állami horgászjegyet. Ebben az esetben az állami horgászjegy díja a mindenkori díj kétszerese. A Megbízott erről köteles feljegyzést készíteni és elszámolásában tájékoztatni az illetékes halgazdálkodási hatóságot.
Az engedélyes a kifogott és megtartani kívánt darabszám-korlátozás alá eső halat, horgászat esetén a horogtól való megszabadítás után, illetve rekreációs célú halászat esetén a halászeszközből történő kivétel után azonnal köteles a fogási naplóba bejegyezni. A megtartani nem kívánt, a fogást követően haladéktalanul elengedett halat a fogási naplóba nem kell bejegyezni. A darabszám-korlátozással nem védett halfajok mennyiségét azok össztömegében kifejezve a horgászat vagy a rekreációs halászat befejezését követően, a vízpart elhagyása előtt köteles a fogási naplóba bejegyezni. A bejegyzést naponta alkalmanként kell elvégezni, ha a horgász vagy a rekreációs halász a nyilvántartott halgazdálkodási vízterületet napközben elhagyja, és ismét el kell végezni, ha ugyanazon a napon horgászva vagy rekreációs célú halászatot folytatva ismét darabszám-korlátozással nem védett halfajokat fog ki.
A halászati engedélyesnek a halászat befejezése után, a fogás kirakodása előtt, halászatonként kell a kifogott mennyiséget a fogási naplóban rögzíteni. A bejegyzést naponta többször is meg kell tennie, ha a vízpartot bármely időpontban elhagyja és a halászatot ugyanazon a napon ismét megkezdi.
A turista állami horgászjegyhez kiadott fogási naplót a turista állami horgászjegy érvényességének lejártát követő 30 napon belül kell megküldeni a NÉBIH-nek. A turista állami horgászjeggyel rendelkező személy e kötelezettségét az on-line értékesítési rendszeren keresztül is teljesítheti. Amennyiben fogási napló leadási kötelezettségét nem teljesíti, akkor a következő évben nem válthat turista állami horgászjegyet.